IFMS 3.0 पर FVC बिल कैसे बनाएं? (Step-by-Step Process)

IFMS 3.0 पर FVC (Fully Vouched Contingent) और अन्य कार्यालय व्यय (Office Expense - OE) के बिल बनाने की प्रक्रिया अब शुरू हो चुकी है।

महत्वपूर्ण बदलाव: पुराने PayManager और IFMS 3.0 की प्रक्रिया में एक बड़ा अंतर है। अब आप सीधे बिल जनरेट नहीं कर सकते। बिल बनाने से पहले आपको सिस्टम पर “Sanction” (वित्तीय स्वीकृति) जारी करनी होगी।

यहाँ IFMS 3.0 पर FVC बिल बनाने का सही और अपडेटेड Step-by-Step प्रोसेस दिया गया है:

Step 1: Sanction जारी करना (सबसे महत्वपूर्ण चरण)

FVC बिल बनाने से पहले आपको उस खर्च की वित्तीय स्वीकृति (Financial Sanction) ऑनलाइन जनरेट करनी होगी।

1. Login: IFMS 3.0 (Access Workspace) पर जाएं और Maker ID से लॉगिन करें।
2. Menu Navigation: Sanction Management > Expenditure Sanction > New Expenditure Sanction पर क्लिक करें।
3. Details Fill करें:
   • Sanction Type: यहाँ ‘FVC’ या ‘Office Expense’ सेलेक्ट करें।
   • Head: संबंधित बजट हेड चुनें।
   • Amount: खर्च की जाने वाली राशि भरें।
   • Vendor: जिस वेंडर (दुकानदार/फर्म) को भुगतान करना है, उसे सेलेक्ट करें (ध्यान रहे, वेंडर पहले से मैप होना चाहिए)।
   • Document: बिल की स्कैन कॉपी (PDF फॉर्मेट में) अपलोड करें।
4. Submit: सभी जानकारी भरने के बाद इसे सबमिट करें। यह अप्रूवल के लिए Checker/Approver के पास जाएगा।
5. Sanction ID: Checker/Approver से अप्रूव होने के बाद आपको एक Sanction ID प्राप्त होगी।

Step 2: बिल जनरेट करना (Bill Generation)

Sanction अप्रूव होने के बाद ही बिल जनरेट करने की प्रक्रिया शुरू होगी।

1. Menu Navigation: Bill Management > Bill Generation > Auto Bill Generation (या Expenditure Bill) में जाएं।
2. Reference: वहां अपनी Approved Sanction को सेलेक्ट करें।
3. Process: सिस्टम ऑटोमैटिक उस Sanction का पूरा डेटा फेच (fetch) कर लेगा।
4. Forward: डेटा को ध्यानपूर्वक चेक करें और Treasury को फॉरवर्ड कर दें।

⚠️ महत्वपूर्ण बातें (Important Notes)

• Budget Check (बजट की उपलब्धता): IFMS 3.0 पर यदि संबंधित हेड में बजट उपलब्ध नहीं है, तो सिस्टम आपको Sanction ही जनरेट नहीं करने देगा। इसलिए प्रक्रिया शुरू करने से पहले बजट जरूर चेक कर लें।
• Vendor Mapping (वेंडर मैपिंग): जिस भी दुकानदार या फर्म को पेमेंट करना है, उसका IFMS 3.0 पर आपके ऑफिस के साथ मैप होना अनिवार्य है। यह कार्य Master Management के माध्यम से किया जा सकता है।